Faith to Face  ~オレキケ社労士の日々ウダウダ!!~

社会保険労務士として、日々奮闘中のT&Dが、日々起こる話をウダウダ語ります。

ツールの発展と生産性

ハーバードビジネスビュ-、を読んでいると、ある大企業では週次で実施している経営陣が出席する経営委員会の準備に、年間約30 万時間(実に、約150人分の年間業務量に相当する)が費やされているというようなところもあるそうです。



効率的に労働生産性をあげていくためには、優秀な人材の採用、効果的なチーム設計、組織の障害を排除することが求められる一方、組織内の人がいかにコミュニケーションをとるかも重要になります。


ところが、今、多くの会社では、メールの返信などに時間がとられ、生産性の低い会議に多くの時間を使っているというような実態がまだまだ多いようです。



ロバート・メトカーフという人は次のようなことを言っているようです。


通信網の価値は利用者数に比例して高まる。


例えば、一台のファックスはそれ自体では無価値ですが、何百万台ものファックスがあると価値あるネットワークになるというような感じです。


しかし、この法則には問題もあります。


1回あたりのコミュニケーションコストが下がると、コミュニケーション数が急激に増えてしまうということです。


毎日膨大なメールを送り、本当に読む必要があるかどうかわからずに、たくさんの人ををCCに入れたり・・・


また、コミュニケーションコストの低下は会議も増やすそうです。


昔は、経営陣が参加する会議を招集するのは大変だったわけですが、今は、社内ネットワーク上で日程や都合の良い時間など確認して、簡単なメールを送るばすんでしまいます。


結果、不要な会議まで増えてしまう傾向にあるというわけです。


そのような事にならないように、ベイン・アンド・カンパニー、パートナーのマイケル・C・マンキンスが「4つの鍵」なるものを提唱していますので、紹介します。


(1)会議自体を目的化させない
会議は情報収集や討議するには有効な手段だが、事業計画のたたき台作成などには有効ではない。

会議を開催する前に、会議が本当に正しい手段なのか検討すべきだ。


(2)適切な参加者を設定する
多くの会社では、少人数で会議を行うのは体裁が悪いと考えるようだ。

これは、参加者を増やすとどれだけコストが上がるかを理解していない結果だろう。

不必要な参加者は会議進行の妨げにさえなりかねない。「7人ルール」を忘れないでほしい。

参加者が7人を超える毎に、正しく、早く、実行可能な意思決定ができる可能性は10%ずつ低下していく。

つまり参加者が16-17人になると、意思決定の有効性はほぼ完全に失われてしまうと言ってよい。


(3)会議時間を見直す
以前は多くの企業で会議といえば30分だったが、参加者が増えるとコストが高まるにも関わらず、最近では一般的な会議は60 分と長くなった。

ある会社では面白いルールを設定している。90分を超える会議を行う際には、二階層上の上司の承認を必須としたところ、会議時間を簡単に減らすことができたそうだ。


(4)会議の効率を改善する
いくつかのシンプルなルールを設定することで、会議の効率を大幅に改善できる。

・会議の目的を明確にする

・意思決定における各参加者の役割を明確にする

・会議で意思決定した内容について議事録を残す

といったものだ(記載する決定事項がなければ、そもそもなぜ会議を実施したのかということになる)。


会議



次のような、米国国防次官の話があるそうです。

彼女が業者が一堂に会する打ち合わせに初めて参加した際、部屋には60人もの出席者がいました。

彼女は、「全員で円になりましょう。これから順番に、あなたが誰で、なぜここにいるのか話していただけますか?」と言って話をしてもらいました。

参加者は何か仕掛けがあるのかと疑がいまたが、彼女は真剣です。

最初の2人が話を終えると、彼女は「ありがとう。でも、あなたはここには必要ないわ。退室して結構よ」と言い放ったそうです。

その後も多くの参加者が同じ運命をたどり、10人目に辿りついた頃には多くの人がここに残る理由はないと悟り、退出していったとのこと。

結局12名にまで絞り込まれ、参加者あたりの生産性は約5倍も改善されました。


何となく、の会議は出席してもらう方にとっても、する方にとっても精算的ではありません。


手段が目的化しないように・・・・、よくよく考えていくこと大切ですね。



日本人は休みすぎなのかも・・・PageTop明治三十七年のインテリジェンス外交(お勧めの一冊)

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