Faith to Face  ~オレキケ社労士の日々ウダウダ!!~

社会保険労務士として、日々奮闘中のT&Dが、日々起こる話をウダウダ語ります。

マイナンバーへの対応 Q&Aの追加

マイナンバーに関して・・・・・


昨年あれだけ騒いでおりましたが、今は何となく、なかったことのように落ち着いています。


実際には着々と浸透し進んでいっている制度なわけですが、現時点では、マイナンバーによるメリットもデメリットもあまり感じていないというのが多くの方の実感かもしれません。


まぁ、実際にマイナンバーについて、また思い出すのは、今年の年末なのかもしれません。


と、そんな状況の中で、今回、国税庁がm以前から公開ししている「源泉所得税関係に関するFAQ」の16項目を更新しています。


更新された質問は次のとおりで、マイナンバーの記載をしない場合の対応が中心となっています。


Q1-3-1 税務関係書類について、マイナンバー(個人番号)の記載を不要とする見直しが行われたとのことですが、扶養控除等申告書には、従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載が必要ですか。

(答)
扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等のマイナンバー(個人番号)の記載が必要です。
なお、平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書については、給与支払者が従業員等のマイナンバー(個人番号)等を記載した一定の帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載されている方のマイナンバー(個人番号)の記載を要しないものとされました。
(注) 年末調整関係書類のうち、「給与所得者の保険料控除申告書」、「給与所得者の配偶者特別控除申告書」及び「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」については、上記の取扱いとは異なり、平成28年4月1日以後に提出するものからマイナンバー(個人番号)の記載は不要です


Q1-3-2 扶養控除等申告書については、どのような場合にマイナンバー(個人番号)を記載しなくてもよいのですか。

(答)
扶養控除等申告書には、基本的には、従業員等のマイナンバー(個人番号)を記載する必要がありますが、給与支払者が扶養控除等申告書に記載されるべき従業員本人、控除対象配偶者又は控除対象扶養親族等の氏名及びマイナンバー(個人番号)等を記載した帳簿を備えている場合には、その従業員が提出する扶養控除等申告書にはその帳簿に記載されている方のマイナンバー(個人番号)の記載を要しないこととされました。

なお、この帳簿は、次の申告書の提出を受けて作成されたものに限ります。
1 給与所得者の扶養控除等申告書
2 従たる給与についての扶養控除等申告書
3 退職所得の受給に関する申告書
4 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書

また、給与支払者が備えている帳簿に記載された従業員等の氏名又はマイナンバー(個人番号)と提出する扶養控除等申告書に記載すべき従業員等の氏名又はマイナンバー(個人番号)とが異なる場合には、マイナンバー(個人番号)の記載を不要とする取扱いをとることはできません。
(注)
1
この取扱いは、平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書から適用できます。
2
この取扱いは、「従たる給与についての扶養控除等申告書」、「退職所得の受給に関する申告書」及び「公的年金等の受給者の扶養親族等申告書」についても同様です。

Q1-3-3 扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とするために備える「帳簿」には、氏名とマイナンバー(個人番号)の他に何が記載されている必要がありますか。

(答)
扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とするために備える帳簿には、次の事項を記載する必要があります。
1 
扶養控除等申告書に記載されるべき提出者本人、控除対象配偶者、控除対象扶養親族等の氏名、住所及びマイナンバー(個人番号)
2 
帳簿の作成に当たり提出を受けた申告書の名称
3 
2の申告書の提出年月


Q1-3-4 扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とするために備える「帳簿」について、電磁的記録で備えることもできますか。

(答)

扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とするために備える帳簿については、電磁的記録による帳簿も認められます。


Q1-3-5 扶養控除等申告書などの一定の書類の提出を受けて作成した帳簿を備えている場合には、扶養控除等申告書への従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載を不要とすることができるとされていますが、給与支払者が扶養控除等申告書以外の方法で従業員等のマイナンバー(個人番号)を収集し、システム上で管理している場合などにも、最初は必ずマイナンバー(個人番号)を記載した扶養控除等申告書の提出をしなければならないのですか。

(答)

平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載を不要とできる取扱いは、給与支払者が扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類の提出を受けて作成された帳簿を備えていることが要件となっています(Q1-3-2参照)。

したがって、帳簿作成に当たっては、最初にマイナンバー(個人番号)の記載された扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類が提出されていることが前提とされています。

なお、一定の場合には、扶養控除等申告書に直接マイナンバー(個人番号)を記載せずに、「記載すべきマイナンバー(個人番号)は給与支払者に提供済のマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨を記載して提出することができることを明らかにしている(Q1-5-1)ところであり、この方法により提出を受けた扶養控除等申告書及びその申告書と紐付けられるよう管理されたマイナンバー(個人番号)に基づき帳簿を作成することは可能です。


Q1-3-6 一定の帳簿を備えているため扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とする場合に、マイナンバー(個人番号)が記載されないように、例えば、マイナンバー(個人番号)欄のない扶養控除等申告書を使用してもよいですか。また、マイナンバー(個人番号)欄に斜線等を引いてもよいですか。

(答)

扶養控除等申告書については、法令で様式を定めているものではないため、法令で定められた記載事項が記載されていれば、適宜の様式を用いることができます。

したがって、一定の帳簿を備えているため扶養控除等申告書への従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載を不要とすることができる場合において、マイナンバー(個人番号)欄のない扶養控除等申告書の様式を用いることや、マイナンバー(個人番号)欄に斜線を引く等の措置を行っても差し支えありません。

なお、この場合に、給与支払者に初めて扶養控除等申告書を提出する従業員や新たに控除対象配偶者を有することになった従業員がいるなど、マイナンバー(個人番号)の記載が必要な場合においてマイナンバー(個人番号)が記載されないといったことがないよう気を付けていただく必要があります。


Q1-3-7 一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とできる取扱いについて、給与支払者が作成し備えている帳簿はいつまで保存する必要がありますか。

(答)

給与支払者が作成し備えている帳簿は、マイナンバー(個人番号)の記載が不要であるとしてマイナンバー(個人番号)の記載をせずに提出された扶養控除等申告書のうち、最後に提出されたものの法定保存期限(扶養控除等申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年)まで保存する必要があります。


Q1-3-8 一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とできる取扱いを受けるための帳簿に記載された従業員等の氏名、住所、マイナンバー(個人番号)に異動があった場合は何か手続を行う必要がありますか。

(答)

給与支払者が一定の帳簿を備えているために、扶養控除等申告書にマイナンバー(個人番号)を記載せずに提出した場合において、その扶養控除等申告書に記載すべき従業員等の氏名、住所又はマイナンバー(個人番号)に変更があったときには、従業員の方は、遅滞なく、給与支払者に対して変更前の氏名、住所又はマイナンバー(個人番号)及び変更後の氏名、住所又はマイナンバー(個人番号)を記載した届出書を提出する必要があります。

また、その届出書の提出を受けた給与支払者は、給与支払者が備えている帳簿をその届出書に基づき訂正しなければなりません。
(注)
1 上記の届出書は、法令により様式が定められていませんので、適宜の様式をご使用ください。
2 給与支払者が提出を受けた届出書は、提出を受けた日の属する年の翌年から3年間保存する必要があります。
3 帳簿を訂正する場合に、異動前の氏名、住所又はマイナンバー(個人番号)をその帳簿に記載しておく必要はありません。


Q1-3-9 従業員の氏名や住所に異動があった場合に、異動に関する扶養控除等申告書を提出している場合にも、Q1-3-8の届出書を提出しなければならないのですか。

(答)

扶養控除等申告書を提出した従業員等について、その提出をした年の中途で、当該申告書に記載した事項に異動があった場合には、異動があった日の後、最初に給与等の支払を受ける日の前日までに、給与支払者に対して、異動の内容等を記載した扶養控除等申告書を提出する必要がありますが、この異動の内容等を記載した申告書を提出している場合には、Q1-3-8の届出書を提出しなくても差し支えありません。

(注)
1
異動の内容等を記載した扶養控除等申告書については、新たに扶養控除等申告書を提出するほか、当初提出した扶養控除等申告書の記載内容を補正する形で提出しても差し支えありません。
2
異動の内容等を記載した扶養控除等申告書については、その扶養控除等申告書の保存期限(扶養控除等申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日から7年間)まで保存する必要があります。
3
給与支払者が帳簿を備えているために、マイナンバー(個人番号)を扶養控除等申告書に記載していない場合で、従業員等のマイナンバー(個人番号)のみに異動があった場合には、異動の内容等を記載した扶養控除等申告書の提出は必要ありませんので、その場合はQ1-3-8の届出書を提出する必要があります。

Q1-4 平成28年分の扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー(個人番号)が記載されていれば、平成29年分以降の扶養控除等申告書には、記載内容に変更がない限りマイナンバー(個人番号)の記載を省略してもよいですか。

(答)

扶養控除等申告書は、毎年、マイナンバー(個人番号)を含む全ての記載事項を記載した上で給与支払者に提出する必要がありますので、前年と変更がないからといってその記載を省略することはできません。

なお、平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、給与支払者が一定の帳簿を備えている場合には、従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載を不要とすることができます(Q1-3-2参照)。

追加カエル

Q1-5-1 扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨の記載をすることで、マイナンバー(個人番号)の記載に代えることはできますか。

(答)

平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等のマイナンバー(個人番号)を記載する必要がありますので、前年と変更がない場合であっても、原則、マイナンバー(個人番号)の記載を省略することはできません。

しかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバー(個人番号)については給与支払者に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等のマイナンバー(個人番号)を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等のマイナンバー(個人番号)を記載しなくても差し支えありません。

なお、給与支払者において保有しているマイナンバー(個人番号)とマイナンバー(個人番号)の記載が省略された者に係る扶養控除等申告書については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。

また、平成29年1月以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、給与支払者が扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類の提出を受けて作成した従業員等のマイナンバー(個人番号)等が記載された帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載された従業員等のマイナンバー(個人番号)については、扶養控除等申告書に記載する必要はないこととされています。この場合に、上記の方法により提出された「マイナンバー(個人番号)と紐付け管理された扶養控除等申告書」も帳簿作成の基となる扶養控除等申告書として取り扱って差し支えありません。(Q1-3-5参照)

(注)
1 
この取扱いは、原則として税務署に提出されることなく給与支払者が保管することとされている扶養控除等申告書について、給与支払者のマイナンバー(個人番号)に係る安全管理措置への対応の負担軽減を図るために、マイナンバー(個人番号)の記載方法として認めるものです。このため、マイナンバー(個人番号)以外の扶養控除等申告書に記載すべき項目については、前年と変更ない場合であっても、記載を省略することなく扶養控除等申告書に記載する必要があります。
2
 「給与支払者に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨が記載された扶養控除等申告書について、税務署長から提出を求められた場合には、給与支払者は扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー(個人番号)を付記して提出する必要があります。
3 
この方法をとった場合には以下の点に留意が必要です。
(1) 
給与支払者において保有している従業員等のマイナンバー(個人番号)(従業員等のマイナンバー(個人番号)に異動があった場合は異動前のマイナンバー(個人番号)を含みます。)については、扶養控除等申告書の保存期間(7年間)は、廃棄又は削除することはできません。
(2) 
保有するマイナンバー(個人番号)については、マイナンバー(個人番号)を記載すべきであった扶養控除等申告書の保存期間を経過し個人番号関係事務に必要がなくなったときには、速やかに廃棄又は削除しなければなりません(廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、マイナンバー(個人番号)及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。)。
(3) 
給与所得の源泉徴収票(税務署提出用)には、適切にマイナンバー(個人番号)を記載する必要があります。

Q1-6 従業員本人が海外勤務(単身赴任)をしていますが、扶養控除等申告書にマイナンバー(個人番号)の記載が必要ですか。

(答)

勤務形態や出国時期などにより、一般的には次のとおりになると考えられます。

1 
短期(1年未満)の海外勤務などにより従業員本人が所得税法上の居住者に該当する場合
(1) 海外赴任後も国内で勤務していた会社から給与の支払を受ける場合
イ 従業員本人が平成27年10月5日より前に国外へ転出した場合
従業員本人は帰国するまでマイナンバー(個人番号)の指定を受けませんので、従業員本人についてはマイナンバー(個人番号)の記載のない扶養控除等申告書を提出することになります。一方、例えば扶養親族が国内に居住してマイナンバー(個人番号)の指定を受けているのであれば、平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書については、扶養親族等のマイナンバー(個人番号)を記載する必要があります。
ロ 従業員本人が平成27年10月5日以後に国外へ転出した場合
平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書については、従業員及び扶養親族等のマイナンバー(個人番号)を記載して提出する必要があります。

(2) 海外赴任後は海外勤務先から給与の支払を受ける場合
海外赴任後は国内で勤務していた会社は給与支払者ではないため扶養控除等申告書は提出されず、また、海外勤務先は居住者に対して、国内において給与等の支払を行うことがない限りは、源泉徴収義務者に該当しませんので、同じく扶養控除等申告書は提出されません。

2 
長期(1年以上)の海外勤務などにより、従業員本人が所得税法上の非居住者に該当する場合
海外赴任後に従業員が非居住者に該当することになれば、給与支払者が国内か国外かに関わらず、給与支払先に扶養控除等申告書は提出されません。

(注) 平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、給与支払者が一定の帳簿を備えている場合には、従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載を不要とすることができます(Q1-3-2参照)。


Q1-7 扶養控除等申告書には海外に在住する扶養親族等のマイナンバー(個人番号)も記載する必要がありますか。

(答)

扶養親族等のうちマイナンバー(個人番号)を有しない者については、扶養控除等申告書にマイナンバー(個人番号)を記載することはできませんので、マイナンバー(個人番号)の指定を受ける前に出国した扶養親族等については、マイナンバー(個人番号)を記載する必要はありません。

なお、海外に居住する扶養親族等であっても、マイナンバー(個人番号)の指定を受けた後に出国した者についてはマイナンバー(個人番号)を有しない者に該当しないため、扶養控除等申告書にその扶養親族等に係るマイナンバー(個人番号)を記載する必要があります。

(注) 
平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、給与支払者が一定の帳簿を備えている場合には、従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載を不要とすることができます(Q1-3-2参照)。


Q1-10-2 平成28年4月1日から「給与所得者の配偶者特別控除申告書」等について個人番号の記載が不要になったとのことですが、給与支払者のマイナンバー(個人番号)も付記しなくてもよいのですか。

(答)

年末調整関係書類のうち、「給与所得者の配偶者特別控除申告書」、「給与所得者の保険料控除申告書」及び「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」については、平成28年4月1日以後に提出するものから、給与支払者のマイナンバー(個人番号)についても付記する必要はありません。

なお、給与支払者が法人である場合、法人番号の記載は不要とされていませんので、引き続き給与支払者の法人番号を付記していただく必要があります。

Q1-15 扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー(個人番号)を記載させなかった場合、罰則はありますか。

(答)

扶養控除等申告書にマイナンバー(個人番号)の記載がなかった場合に罰則はありませんが、扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載は法令で定められた義務であることから記載を求めるようにしてください。

(注) 
平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、給与支払者が一定の帳簿を備えている場合には、従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載を不要とすることができます(Q1-3-2参照)。

Q1-19 退社した従業員等のマイナンバー(個人番号)は、退社後すぐに廃棄しなければならないのですか。

(答)

退社した従業員等であっても、扶養控除等申告書や退職所得の受給に関する申告書等については7年間の保存義務が課されていることから、申告書等に記載されたマイナンバー(個人番号)はこれらの申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間は保管しなければなりません。

また、税法等で保存期間が定められていない書類に記載されたマイナンバー(個人番号)や、作成した特定個人情報ファイルに記録されたマイナンバー(個人番号)については、個人番号関係事務を処理するのに必要がなくなった場合には、できるだけ速やかに廃棄又は削除する必要があります。

なお、Q1-3-2の取扱いにより作成した帳簿は、マイナンバー(個人番号)の記載が不要であるとしてマイナンバー(個人番号)の記載をせずに提出された扶養控除等申告書等のうち、最後に提出されたものの法定保存期限(当該扶養控除等申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年)まで保存する必要があります。


以上となります。


今から内容を抑え、年末に向けきっちり対応していきましょう!!

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